E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028 – Fristen und Formate
Die deutsche E-Rechnungspflicht im Überblick: Fristen (2025–2028), betroffene Unternehmen, erlaubte Formate und was csv2zugferd beiträgt.
Die deutsche E-Rechnungspflicht schreibt vor, dass inländische B2B-Rechnungen ab Januar 2025 in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 empfangen werden müssen. Ab 2027 und 2028 gilt gestaffelt nach Unternehmensgröße auch die Ausstellungspflicht.
Nicht jedes CRM, ERP oder Altsystem kann sofort ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben. Wenn ein System aber CSV und PDF liefern kann, ist ein lokales Konvertierungswerkzeug ein pragmatischer Zwischenschritt.
Diese Seite ist eine technische Einordnung und keine Rechts- oder Steuerberatung.
csv2zugferd erzeugt ZUGFeRD-konforme PDF/A-3-Dateien mit eingebettetem XML aus bestehenden CSV-Exporten und einer Rechnungs-PDF. Das Tool ist kein Buchhaltungssystem und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Prüfung der erzeugten Rechnungen.
Typischer Einsatzfall: Ein CRM oder ERP exportiert Rechnungsdaten als CSV. Eine PDF-Vorlage liegt bereits vor. csv2zugferd kombiniert beides zu einer ZUGFeRD-Rechnung – lokal, ohne Upload, automatisierbar.
Vor dem produktiven Einsatz sollten erzeugte Rechnungen fachlich und technisch geprüft werden.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Rechnungsempfänger strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 und 2028 gilt gestaffelt die Ausstellungspflicht nach Unternehmensgröße.
Erfüllt eine ZUGFeRD-Rechnung die gesetzlichen Anforderungen?
ZUGFeRD ist nach EN 16931 genormt und erfüllt die Anforderungen der deutschen E-Rechnungsverordnung. csv2zugferd erzeugt ZUGFeRD-konforme Dateien. Die fachliche und steuerliche Prüfung vor produktivem Einsatz bleibt Aufgabe des Anwenders.
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen und dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen senden. Empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen – seit dem 1. Januar 2025.
Übernimmt csv2zugferd die GoBD-konforme Archivierung?
Nein. csv2zugferd erzeugt ZUGFeRD-Dateien, archiviert sie aber nicht. Die GoBD-konforme, unveränderbare Aufbewahrung muss ein separates System wie ein DMS oder Archiv übernehmen.
Gilt eine PDF-Rechnung noch als E-Rechnung?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine einfache PDF-Datei ohne strukturierten XML-Anteil nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format nach EN 16931 vorliegen — also als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) oder XRechnung.
Brauche ich eine Leitweg-ID für B2B-Rechnungen?
Nein. Die Leitweg-ID wird nur im B2G-Bereich (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) benötigt, damit die Rechnung dem richtigen Empfänger zugeordnet werden kann. Im B2B-Bereich zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht zur Leitweg-ID.
Wie darf ich eine E-Rechnung übermitteln?
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Im B2B-Bereich sind E-Mail, elektronische Schnittstellen (EDI, Peppol), USB-Stick oder Internetportale zulässig. Entscheidend ist das Format der Rechnung, nicht der Kanal. csv2zugferd erzeugt die Datei — die Übermittlung erfolgt separat.
Müssen Vereine E-Rechnungen ausstellen?
Nur soweit der Verein unternehmerisch tätig ist und steuerpflichtige Umsätze im B2B-Bereich ausführt. Im ideellen, nicht-unternehmerischen Bereich gilt die Pflicht nicht. Bei gemischter Tätigkeit ist eine Abgrenzung je nach Leistung erforderlich.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?
Solange die Übergangsfristen laufen (bis Ende 2026 bzw. 2027 für Unternehmen unter 800.000 EUR Jahresumsatz), sind sonstige Rechnungen noch zulässig. Ab 2027 bzw. 2028 kann eine fehlende E-Rechnung dazu führen, dass der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann und die Rechnung steuerrechtlich nicht anerkannt wird.