E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen — mit einem entscheidenden Unterschied: Der strukturierte XML-Teil muss elektronisch und maschinell lesbar erhalten bleiben.
Aufbewahrungsfristen#
| Rechtsgrundlage | Frist | Gilt für |
|---|---|---|
| §14b UStG | 8 Jahre | Rechnungen mit Umsatzsteuerrelevanz |
| §257 HGB | 10 Jahre | Handelsbücher, Buchungsbelege |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Im Zweifel gilt die längere Frist.
Was GoBD-konform bedeutet#
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) des BMF verlangen:
- Unveränderlichkeit: Die archivierte Datei darf nachträglich nicht verändert werden können.
- Vollständigkeit: Alle steuerrelevanten Rechnungen müssen lückenlos erfasst sein.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Der strukturierte XML-Teil muss für Betriebsprüfungen maschinell lesbar bleiben.
- Auffindbarkeit: Rechnungen müssen innerhalb angemessener Frist auffindbar und lesbar sein.
- Schutz vor Verlust: Datensicherung und Zugriffsschutz sind Voraussetzung.
Ein einfacher Windows-Ordner ohne Zugriffsprotokoll und ohne Schreibschutz erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht.
Warum der XML-Teil erhalten bleiben muss#
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Beide Teile sind Bestandteil des Belegs. Der XML-Teil enthält die strukturierten Rechnungsdaten, die für die automatische Weiterverarbeitung und Betriebsprüfung benötigt werden.
Das XML auszudrucken oder die Datei in ein nicht-archivierfähiges Format zu konvertieren widerspricht den GoBD-Anforderungen.
Was csv2zugferd leistet — und was nicht#
csv2zugferd erzeugt ZUGFeRD-konforme PDF/A-3-Dateien mit eingebettetem XML und legt sie im konfigurierten Ausgabeverzeichnis ab. Die Erzeugung ist der erste Schritt.
csv2zugferd archiviert nicht. Es gibt keine Datenbank, kein Zugriffsprotokoll und keine Unveränderlichkeitsgarantie für erzeugte Dateien.
Für die GoBD-konforme Langzeitarchivierung wird ein separates System benötigt:
- Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit revisionssicherer Ablage
- Dediziertes E-Rechnungsarchiv eines Steuerberaters oder Dienstleisters
- Integriertes ERP-Archiv mit GoBD-Zertifizierung
Der empfohlene Workflow: csv2zugferd erzeugt → Archivierungssystem übernimmt die Datei unveränderlich.
Aufbewahrung beim Empfang#
Wer E-Rechnungen empfängt, muss ebenfalls den strukturierten Teil in seiner ursprünglichen Form aufbewahren. Eine empfangene ZUGFeRD-Rechnung darf nicht in ein anderes Format konvertiert und die Originaldatei anschließend gelöscht werden.
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Aufbewahrungspflicht gilt ab dem ersten empfangenen Beleg.